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Den Überblick behalten
„Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft.
Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiß.“
(Peter Hobbs)
Den Überblick über das Projekt können Sie über die Dokumentation und das Management des Projektes behalten.
Zur Dokumentation gehören nicht nur Angebot und Auftragsbestätigung. Von allen Kundenterminen wird ein Ergebnisprotokoll erstellt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Dies kann per Mail oder Online geschehen. Ein gut aufbereitetes Protokoll ist schnell erstellt und hilft allen Beteiligten die nächsten Schritte einzuplanen. Hinzu kommen schriftliche Zwischenabnahmen der vereinbarten Meilensteine und Zwischenstände.
Checkliste zum Ergebnisprotokoll:
- Macht was?
- Bis Wann?
- Wie ist der Status?
Von Workshops und kreativen Terminen eignen sich Fotoprotokolle um Ideen und Visualisierungen komplexer Zusammenhänge festzuhalten. Dazu benötigt man lediglich eine Digitalkamera. Der Vorteil: Die Ergebnisse stehen direkt nach dem Termin als Gedankenstütze zur Verfügung.
Für die Planung des gesamten Projektes eignet sich eine Projektmanagement-Software. Je nach Projekt und Agenturgröße haben sich hier unterschiedliche Lösungen bewährt. Ein Einstieg in das Thema ist über Exel- / OpenOffice-Tabellen oder MS-Project möglich. Diese lassen sich schnell auf den eigenen Bedarf anpassen und benötigen keine aufwändige Implementierung. Wer im Web ein wenig recherchiert findet sogar passende Vorlagen. Bei umfangreichen Projekten oder über mehrere Standorte verteilten Teams stößt diese Dokument-basierte Lösung allerdings an ihre Grenzen, da der Pflegeaufwand steigt und die aktuelle Version jeweils versendet oder online abgelegt werden muss.
Hier bieten sich webbasierte Groupware-Lösungen an, die kombiniert mit einem Wiki oder Bug-Tracking die Basis für die Projektarbeit bilden. Die Implementierung ist mit etwas Eigenaufwand verbunden, da die Lösungen oft nicht vollständig in vorhandene Arbeitsabläufe integriert werden können. Vor der Einführung einer solchen Lösung sollten daher im Vorfeld die genauen Anforderungen definiert und mit den in Frage kommenden Lösungen abgeglichen werden.
Professionelle Lösungen zum Projektmanagement leisten nicht nur Zeit- und Ressourcenplanung, sondern reichen von der Angebotserstellung über Zeiterfassung und Projektcontrolling bis hin zur Rechnungsstellung und Kontaktverwaltung.
Die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software fordert von allen Beteiligten viel Disziplin. Gerade in den ersten Wochen und Monaten ist die gewissenhafte Arbeit mit der Software Pflicht. Wird eingeführte Software nur halbherzig eingesetzt, kann sie nicht die gewünschte Hilfe leisten. Die investierte Arbeit in die Einführung der Software ist nichtig. Die größte Hürde hierbei ist psychologisch, denn die Arbeit mit der Planungs-Software kostet auf den ersten Blick Zeit. Zeit die bei der Projektarbeit fehlt. Doch das ist zu kurzsichtig gedacht. Eine gut gepflegte Projektmanagement-Software hilft nicht nur kurzfristige Überlastungen zu erkennen und darauf zu reagieren sondern auch langfristig die Aufträge sinnvoll zu planen.
