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Webprojekte erfolgreich planen – oder wo wollen wir eigentlich hin?
„Wer vom Ziel nicht weiß, kann den Weg nicht haben.“
(Christian Morgenstern)
In der Startphase eines Webprojektes werden die Grundlagen für die nachfolgenden Phasen geschaffen. Zahlreiche empirische Studien zeigen, dass es wesentlich für den Projekterfolg ist, ausreichend Zeit und Kapazität für die Startphase zur Verfügung zu stellen. Denn durch schwammige Zielsetzungen, unklare Aufträge oder Nichteinbeziehung der späteren Anwender in die Zielformulierung werden häufig in der Startphase wesentliche Anforderungen übersehen. Später im Verlauf des Projektes können diese nur mit großem Aufwand und meist unter großem Zeitdruck behoben werden.
Die Lösung: investieren Sie zu Beginn des Projektes ausreichend Zeit in die Klärung der Zielsetzungen und Anforderungen. Klären Sie gemeinsam mit dem Kunden folgende Fragen:
- Wann ist das Projekt für den Kunden erfolgreich?
- Was sind die konkreten Zielsetzungen des Projektes?
- Wie sind die einzelnen Zielsetzungen untereinander?
- Wie können diese Zielsetzungen gemessen werden?
- Welches Budget, welche personellen Ressourcen (auch seitens des Kunden), welcher Zeitrahmen stehen zur Verfügung?
- Sind die Ziele im Rahmen des Budgets, der personellen Ressourcen und des Zeitrahmens realistisch? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für die Umsetzung des Projektes?
- Muss der Funktions- und Lieferumfang des Projektes stärker eingegrenzt oder Folgephasen abgegrenzt werden?
Aus dem Ergebnis der Klärung dieser Fragen wird ein Projektstrukturplan entwickelt. In dem Plan werden die Ziele des Projektes in Teilaufgaben strukturiert und immer weiter verfeinert bis alle Teilaufgaben als konkrete Arbeitspakete definiert sind. Die Arbeitspakete werden dann den Projektbeteiligten zugewiesen.
Wir wollen dies anhand eines Internet-Relaunch Projektes verdeutlichen: Unser Kunde möchte sein Internetangebot überarbeiten. Dazu soll ein neues Design entwickelt werden. Auch die Navigation soll überarbeitet werden: bisher war diese nach den Zuständigkeiten der Abteilungen beim Kunden gegliedert, nun soll die Struktur entsprechend der Zielgruppeninteressen aufgebaut sein. Dazu müssen die Inhalte zielgruppenspezifisch überarbeitet werden. Des Weiteren ist gewünscht, den Funktionsumfang um einen Shop für Werbemittel und Newsletter-Angebote zu erweitern. Zu guter Letzt sollen die Redaktionsabläufe vereinfacht werden: Bilder, interaktive Medien und Downloads sollen einfacher verwaltet werden können.
Aus diesen Zielen haben wir folgenden Strukturplan mit Teilaufgaben und Arbeitspaketen erstellt:
Steht der Strukturplan, können nun die einzelnen Arbeitspakete mit Zeiten versehen werden. Daraus entsteht eine Art „Fahrplan des Projektes“, der so genannte Ablaufplan. Die Fragen, die sich Ihnen hierbei stellen, sind:
- Wann muss welches Arbeitspaket umgesetzt werden? In welcher Reihenfolge ist dies sinnvoll?
- Welche Arbeitspakete können parallel realisiert werden?
- An welchen Stellen gibt es Abhängigkeiten? D.h., wo sind die Ergebnisse eines oder mehrerer Arbeitspakete die Voraussetzung von anderen Arbeitspaketen?
- Wo sind Meilensteine sinnvoll? (Meilenstein = Ereignis innerhalb des Projektverlaufs mit besonderer Bedeutung, z.B. bei der Erreichung eines Zwischenziels)
Schauen wir noch einmal auf unser Beispiel, es entsteht folgender Ablaufplan:
Visualisierung ist alles!
Der wesentliche Schritt für die Planung von erfolgreichen Webprojekten ist die Visualisierung der gemeinsam erarbeiten Ziele, des Struktur- und Ablaufplans gegenüber dem Kunden und dem Team. Konkret heisst dies, die Ziele und Pläne für alle Projektbeteiligten verfügbar abzulegen und am Besten für alle sichtbar aufzuhängen…
Über die Visualisierung können Sie gemeinsam mit allen Projektbeteiligten (Kunde und Team) die Struktur des Projektes abstimmen. Alle Beteiligten sehen so die Ziele des Projektes, ihren persönlichen Beitrag und ihre Aufgaben innerhalb des Projektes konkret vor sich. Darüber wird deutlich, ob die Ziele und Aufgaben im Team und gegenüber dem Kunden richtig verstanden wurden, ob die Aufgabenverteilung klar abgestimmt ist, ob alle damit einverstanden sind, ob die Planung realistisch ist…
Damit wird die Visualisierung zu einem wesentlichen Hilfsmittel des Projektleiters/-in zur Planung und Durchführung eines erfolgreichen und für alle Beteiligten motivierenden Webprojektes.
Praxistipps zur erfolgreichen Planung eines Webprojektes:
- Wohin geht die Reise?
Ziele gemeinsam mit dem Kunden definieren und priorisieren. - Dem Projekt Struktur geben!
Ziele in Teilaufgaben und Arbeitspakete verfeinern, Verantwortlichkeiten festlegen. - Den Fahrplan des Projektes entwickeln!
Was ist wann durch wen zu tun? - Visualisierung ist Alles!
Die Grundfundamente des Projekts für alle sichtbar im Team und beim Kunden visualisieren.
